Factureren op simpele wijze is mogelijk als u gebruikmaakt van een factuurprogramma. Als klant heeft u de optie om te kiezen voor een lokale oplossing, namelijk een installatie op de eigen computer of u kunt gaan voor een online versie. Het programma WeFact Standard behoort tot het laatste en in deze review gaan we bekijken hoe WeFact in de praktijk ervoor staat.
Prijzen Wefact Standard
WeFact Standard kent maar één prijs en richt zich met name op zzp’ers, freelancers en ondernemers. Voor € 12,50 exclusief btw per maand heeft u een abonnement en dat levert het volgende op.
- Onbeperkt klanten, facturen, offertes en abonnementen aanmaken
- Eigen huisstijl
- Beschikking over alle functionaliteiten van het programma
- Meerdere medewerkers kunnen tegelijk aan de slag met WeFact
- Er zijn apps aanwezig voor de iPhone en Android
- Mogelijkheid tot koppelingen met een boekhoudpakket
Het is ook mogelijk om WeFact onbeperkt voor dertig dagen gratis uit te proberen. Na het einde van de proefperiode kunt u besluiten een abonnement af te sluiten of u kunt gewoon stoppen met het gebruik, u bent nergens aan gebonden.
Kiest u er toch voor om een abonnement af te nemen en u had al vaste gegevens in WeFact ingevoerd, deze blijven dan behouden. U kunt dus gewoon verder gaan met het verwerken zonder dat er data opnieuw ingevoerd moet worden.
Tijdens de proefperiode worden er ook backups gemaakt en is een beveiligde verbinding actief. Wilt u starten met data dat u reeds in bezit heeft, ook dat is mogelijk. Gegevens kunnen namelijk geïmporteerd worden zodat u met een vertrouwde omgeving aan de slag gaat. U dient wel te informeren bij WeFact omdat er eventueel kosten aan verbonden kunnen zijn.
Support
Heeft u problemen met het pakket, u kunt dan telefonisch contact opnemen, gebruikmaken van online help of hulp op afstand en u heeft de mogelijkheid om online een formulier in te vullen.
UBL facturen
WeFact ondersteunt het UBL-standaard. Maakt u op traditionele wijze facturen op, dus handmatig, dan dient u alle gegevens zelf te verzamelen, te verwerken en daarna per post te versturen. Een andere optie is, dat u de facturen op de computer maakt middels Word of Excel en daarna opslaat in het PDF-formaat zodat de nota’s per e-mail verstuurd kunnen worden. Het laatste is uiteraard een efficiëntere manier van factuurverwerking alleen wordt er nog steeds niet optimaal van digitale technologie gebruikgemaakt.
Stuurt u een PDF-factuur op of ontvangt u er één, de gegevens die erop staan worden niet automatisch in de boekhouding verwerkt. Deze dienen handmatig ingevoerd te worden of er kan van scan-en-herkensoftware gebruik worden gemaakt. Dit alles neemt extra tijd in beslag aangezien het nog efficiënter kan. En hier biedt UBL de uitkomst.
UBL is een standaard voor het uitwisselen van e-factuurgegevens. Door deze standaard hoeft er helemaal niets handmatig ingevoerd te worden. Factuurprogramma’s die dit formaat ondersteunen kunnen een factuur binnen mum van tijd verwerken in de administratie. De leverancier, het factuurnummer, de factuurdatum, de factuurregels en het factuurbedrag, alles wordt automatisch voor u ingevuld. Het UBL-standaard is de toekomst en vroeg of laat zal dit ook verplicht worden. Kiest u voor WeFact, u zit dan goed, UBL wordt namelijk ondersteunt.
Offertes
Met WeFact is het ook mogelijk om offertes te maken en te versturen. Is de offerte gereed, u kunt deze dan per e-mail toesturen naar de klant. De klant kan daarna de offerte digitaal ondertekenen en accorderen. Een offerte die is goedgekeurd kan zo aan een factuur worden gekoppeld.
Aanmaningen
Niets is zo vervelend als u handmatig de aanmaningen moet beheren. Heeft u facturen opgemaakt met een betalingstermijn en deze worden niet op tijd betaald, WeFact creëert dan automatisch een melding dat de betaling te laat is. Middels een simpele muisklik kunt u daarna een herinnering of een aanmaning versturen. Uiteraard is printen en versturen ook een optie.
Een factuur kan met WeFact Standard ook digitaal betaald worden. Het programma kan namelijk iDEAL koppelingen genereren en opnemen in de factuur. Standaard kan er ook gekozen worden voor bankoverschrijving of automatische incasso.
Huisstijl
Ondernemen houdt ook in dat het met de uitstraling goed moet zitten. Uw stempel drukken op hoe uw bedrijf visueel overkomt bij de klant is zeer belangrijk. Met WeFact is het mogelijk om facturen (PDF) van een eigen huisstijl te voorzien. U bent geheel vrij in het creëren van een opmaak en restricties zijn er eigenlijk niet. Zo kunt u kiezen voor een eigen logo, kleur en lettertypes. Daarnaast kunt u gebruikmaken van taalsjablonen en verder kunnen posities en blokken geheel naar eigen smaak worden geïmplementeerd.
Debiteren- en crediteurenbeheer
WeFact stelt u ook in staat om een goed debiteren- en crediteurenbeheer uit te voeren. U kunt namelijk per klant de facturen en offertes inzien en hetzelfde geldt voor te late betalingen. Heeft u een huidige klantenbestand en u wilt deze importen in WeFact ook dat is mogelijk.
Productbeheer
Productbeheer is een tijdrovende klus. Met WeFact kunt u producten invoeren en daaraan een prijs en omschrijving koppelen. Op het moment dat u daadwerkelijk een factuur maakt en een product kiest, worden al de gegevens automatisch voor u ingevuld. U dient alleen de klant en het aantal aan te geven. Tijdens de opmaak heeft u tevens de mogelijkheid om eventuele wijzigingen aan te brengen.
Rapportages
Wilt u graag tussentijdse cijfers inzien zodat u weet hoe het met de gezondheid van uw bedrijf staat, WeFact heeft de optie om statistieken te produceren. Zo kunt u de inkomsten en uitgaven raadplegen over een bepaalde periode. Is het mogelijk om per product relevante cijfers te bekijken en bestaat de mogelijkheid een overzicht voor het doen van de btw-aangifte te produceren.
Koppeling boekhoudpakket
Met de buitenwereld kan WeFact ook communiceren. Gebruikt u een bepaald boekhoudpakket zoals Exact of Reeleezee, middels een koppeling kunnen gegevens uitgewisseld worden. Op deze manier kunt u de boekhouding automatisch bijhouden. Een andere mogelijkheid die WeFact u biedt, is het exporteren van data naar Excel.
Praktijk
Gaat u voor het eerst aan de slag met WeFact Standard, het aanmaken van een administratie is het eerste wat u dient te doen.
Is die eenmaal aangemaakt, u komt dan in het dashboard terecht.
Wilt u een factuur maken, ga daarvoor naar menuonderdeel “Facturen” waarna u kiest voor “Nieuwe factuur”.
U komt dan terecht in het scherm “Factuur aanmaken” en daar kunt u alle relevante gegevens invoeren.
In het onderste gedeelte kunt u overige administratieve zaken aangeven zoals betalingstermijn, kortingen, verzendmethode en eventuele bijlagen. Als alles compleet is, klikt u op “Toevoegen” en uw factuur is gereed voor verzending. Op het moment dat u deze gaat versturen wordt er een definitieve factuurnummer en factuurdatum toegewezen.
Conclusie
WeFact is een volwassen facturatieprogramma. De gebruikersinterface oogt modern en de nodige handelingen spreken voor zich. Wat opvalt is, dat het programma zeer snel reageert wanneer er keuzes worden gemaakt en dat werkt zeer prettig. Naast deze positieve aspecten is het met de prijs ook goed gesteld. Negatieve ervaringen zijn er eigenlijk niet.
Bent u op zoek naar een complete facturatieprogramma met een moderne interface dat ook nog eens fijn werkt, WeFact verdient absoluut een kans.
Daarnaast is hij actief als reviewer van verschillende boekhoudprogramma's, om zo meer duidelijkheid te scheppen in de wereld van de administratie.
Ook zegt hij van mening te zijn dat: "één ieder tegenwoordig door de sterk verbeterde software, in staat moet zijn om zelf zijn/haar administratie goed in te richten."
- Q-invoice review, eenvoudig factureren en meer. - 8 februari 2020
- E-boekhouden Review – Gratis boekhoudprogramma voor ZZP & MKB. - 13 april 2018
- Informer Online review – Zelfstandig Boekhouding Voeren - 11 april 2018
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!