Offective review

Modules binnen Offective

Alvorens we naar de praktijk gaan kijken, laten we eerst de diverse modules de revue passeren. We beginnen met de boekhoudmodule.

Met het onderdeel boekhouden binnen Offective kunt u de gehele financiële administratie van uw bedrijf voeren. De aanwezigheid van een dashboard zorgt ervoor dat u een blik kunt werpen op de meest belangrijke cijfers. U kunt ook het beheer voeren over openstaande facturen zoals incasso-opdrachten aanmaken of betaalbestanden genereren.

Uw boekhouder toegang verschaffen tot de administratie zodat deze u kan begeleiden of zelf mutaties kan uitvoeren is ook mogelijk. Offective biedt u ook de mogelijkheid om bankafschriften in te lezen waarna automatisch tegenrekeningen gekoppeld kunnen worden.

Relatiebeheer

De module relatiebeheer zorgt ervoor dat u volledige controle heeft op uw relaties. Gegevens van klanten, leveranciers en overige partijen kunnen digitaal verwerkt worden zodat u snel tot een bepaalde actie kunt overgaan of dat u bepaalde taken kunt uitvoeren. U kunt een compleet overzicht van alles wat met uw relaties te maken heeft krijgen indien u ervoor kiest om een koppeling te maken met de overige modules binnen Offective.

Module facturatie

Begint het handmatig verwerken van facturen te tijdrovend voor u te worden met daarbij ook nog de verplichtingen omtrent de btw, Offective biedt u met de module facturatie een handige digitale oplossing. U kunt met deze module facturen automatisch of handmatig genereren. Het is ook mogelijk om een factuur naar eigen inzicht op te stellen. Een eenmaal opgemaakt factuur kunt u opslaan in het pdf-formaat, per e-mail versturen en het is zelfs mogelijk gebruik te maken van het UBL-formaat zodat de tegenpartij ook de mogelijkheid krijgt een factuur geheel automatisch in te lezen.

Overige handige opties binnen facturatie zijn:

• Hanteert u geen vaste kortingen, maar kortingen per relatie, factuur of een product, dan is dat zo in te stellen binnen Offective.
• Werkt u met verschillende btw-tarieven, ook dat kunt u naar eigen inzicht instellen.
• Wenst u controle op het betaalgedrag uit te oefenen, met de opties aanmaningen en herinneringen kunt u volledig het beheer uitoefenen.
• Werkt u veel met voorraden, de module facturatie zorgt ervoor dat voorraden automatisch bijgewerkt kunnen worden. Handig indien u bijvoorbeeld een webshop heeft.
• Volledige integratie mogelijk met overige modules binnen Offective en dan met name Boekhouding.

Productenmodule

De productenmodule binnen Offective is speciaal bedoeld voor het bijhouden van de voorraad en dus het assortiment aan producten. De integratie met overige modules zoals boekhouden, inkoop, verkoop en facturatie zorgen ervoor dat u de voorraad niet handmatig hoeft te organiseren. Het pakket zorgt er namelijk voor dat alles automatisch wordt verwerkt. De module zorgt er ook voor dat u de status van de voorraad kunt zien in het dashboard. Het is ook mogelijk dat het systeem automatisch inkoopopdrachten kan generen indien de voorraad op een bepaald niveau kom te zitten.

Overige handige opties:

• U kunt producten met daarbij de prijs en hoeveelheid in een CSV-bestand plaatsen en importeren in Offective.
• Hanteert u een flexibele kortingenregime, dan heeft u de mogelijkheid om binnen Offective kortingen per product in te stellen of per klant.
• Wenst u productinformatie binnen Offective te verwerken, dan kunt u naast de invoer van algemene gegevens ook foto’s opslaan en de EAN-code opgegeven.
• Wenst u inzage te hebben in uw voorraden en producten, met het genereren van rapportages kunt u zo over desbetreffende informatie beschikken.

Module verkoop

Neemt u geen genoegen met het voeren van een standaard reclamecampagne, maar kiest u ervoor om geavanceerde marketingtechnieken te gebruiken? Met de verkoop module van Offective wordt u in staat gesteld hier vorm aan te geven. Rapportages met daarin omzetvoorspellingen zijn één van de vele mogelijkheden om een op maat gericht verkooptraject op te zetten en te volgen. Offertes aanmaken en integratie met overige modules behoren ook tot de mogelijkheden.

Overige modules

In het kort kunt u met de overige onderstaande modules het volgende.

• Projectenmodule: hiermee kunt u het beheer uitvoeren over uw projecten zoals het toewijzen van medewerkers met daarbij het uurtarief of het vastleggen van fases.
• Urenregistratie: hiermee kunt u online uren registeren (ook met app) met daarbij de mogelijkheid het genereren van rapportages.
• Personeel: hiermee kunt u het beheer uitoefenen op uw medewerkersbestand. Van het bijhouden van vrije dagen en vakanties tot contracten.
• Takenmodule: hiermee kunt u simpel een todo-lijst digitaal bijhouden en raadplegen.
• Beheermodule: hiermee houdt u het zicht op de administraties die actief zijn binnen Offective zoals het toewijzen van gebruikers en autorisaties.

Boekhouden in de praktijk

Wanneer u voor het eerst inlogt in Offective dan komt u het dashboard als eerste scherm tegen. Binnen het dashboard worden de meeste belangrijke cijfers weergegeven die te maken hebben met de financiële situatie van uw bedrijf. De weergave van de onderdelen kunt u naar eigen inzicht instellen door in het linker menu voor “Beheer” te kiezen.

Bij menu onderdeel “Beheer” dient u ook te zijn indien u overige instellingen van het programma wilt configureren.

In hetzelfde menu aan de linkerkant kunt u ook een keuze maken uit de verschillende modules die in Offective beschikbaar zijn.

Gaat u met de boekhouding aan de slag, dan dient u te kiezen voor menu onderdeel “Boekhouden”. Een uitklapbaar menu komt tevoorschijn wanneer u daarop klikt. U wordt dan als eerst geconfronteerd met de dagboeken zoals het inkoop-, verkoop-, kas- en bank- en memoriaalboekingen voor het uitvoeren van noodzakelijke boekingen.

Ook hier kunt u gebruikmaken van een specifiek dashboard zodat u snel functies kunt kiezen om op persoonlijke wijze de boekhouding te voeren.

Binnen het dashboard kunt u ook een keuze maken voor een bepaalde rapportage. Een overzicht van een proefbalans of een grootboekkaart, alles kan opgevraagd worden.

Handig is ook een zoekfunctie binnen het dashboard, daar kunt u zoeken op nummer, relatienaam, bedrag en meer. Handig is ook de weergave van het btw-bedrag nadat u een bepaalde boeking heeft gedaan.

Start u voor het eerst met Offective en u heeft al een administratie, dan zal u de beginbalans dienen in te voeren. Het proces is simpel. Hiervoor gaat u eerst naar menu onderdeel “Boekhouden”, daar kiest u voor “Instellingen” en maakt u een memoriaalboeking aan die u de beginbalans noemt. Daarna dient u in het menu voor “Overig/memoriaal” te kiezen en kunt u beginnen met de invoer van de beginbalans.

Naast het voeren van de boekhouding zijn relaties ook van belang. Wilt u bijvoorbeeld uw relaties beheren, dan kiest u voor “CRM”. Binnen het scherm kunt u diverse subonderdelen kiezen zoals het aanmaken van een mailinglijst of het vastleggen van een gesprek. Elk menu onderdeel bevat ook een sub-dashboard en sub-instellingen. Kiest u bijvoorbeeld voor dashboard binnen het “CRM” onderdeel, dan kunt u daar middels een snelkoppeling een klant aanmaken of een notitie maken.

Conclusie

Een online boekhoudpakket dat een totaaloplossing voor u kan zijn tegen een scherpe prijs, dat is Offective. Offective is een pakket waar u op simpele wijze als ondernemer de boekhouding kunt beheren met daarbij de mogelijkheid uitbreidingen in te kopen naargelang dat nodig is.

Aan de andere kant kunnen de uitbreidingen ook weer in uw nadeel spelen omdat het geheel dan iets complexer wordt. Gaat u echter voor de kern en dat is het oplossen van uw boekhouding, het enige dat u hoeft te doen is inloggen in Offective.