Boekhoudpakketten

Type ondernemer en boekhoudpakket

Bij de aanschaf van een boekhoudpakket dien je eerst te kijken op wat voor manier je je onderneming drijft. Elk bedrijf is anders en zo zullen administratieve zaken ook verschillen. Ben je het type ondernemer dat vaak op pad is en desondanks toch de administratie wilt bijhouden of cijfers inzien? Een online pakket is dan een goede oplossing. Je bent namelijk niet aan plek gebonden om je administratie te openen. Het enige dat je in bezit dient te hebben is een internetverbinding en een medium in de vorm van een tablet, laptop of mobiele telefoon. Je logt namelijk in en je kunt direct beginnen met het bijhouden van de administratie.

Een ander groot voordeel is, dat je niet over zware hardware dient te beschikken. Al het rekenwerk wordt namelijk verricht op de server van de leverancier van het boekhoudpakket. Een browser of app is meer dan voldoende om optimaal gebruik te maken van de diverse opties. Ook wat betreft besturingssysteem gelden er geen eisen. Heb je een PC, een Mac of een Linux-computer, met alles valt er te werken.

Waar je wel rekening mee dient te houden is, dat data ergens op de server van een derde staat. Dat kan een risicoaspect met zich meebrengen. Echter, tegenwoordig is het zeer goed gesteld met de beveiliging waardoor je voor een overgroot deel kan spreken van optimale bescherming. Middels speciale verbindingen zoals SSL, wordt ervoor gezorgd dat gegevens versleuteld worden zodat derden er niet bij kunnen.

Boekhoudpakket op eigen computer

Heb je liever de beschikking over een boekhoudpakket dat je lokaal kunt installeren, dus op je computer zelf, ook daar zijn er oplossingen voor. Voordeel van zo’n oplossing is, dat jij het beheer over je data hebt. Je draagt dan wel volledig de verantwoordelijkheid. Het maken van back-ups en het veilig opslaan van data, alles is voor eigen rekening.

Bij deze oplossing dien je er wel op te letten dat je voldoet aan systeemeisen. Heb je een oude computer in bezit, bijvoorbeeld een Pentium 4 met een niet recent Windows-besturingssysteem, de kans is groot dat je op den duur tegen problemen aanloopt. Hetzelfde geldt ook als het om een Mac gaat. De investering voor een desktoplossing als het gaat om een administratiepakket, kan vergeleken met online oplossingen stukken duurder uitvallen.

Waar je ook op dient te letten is, dat je bij een desktopapplicatie met updates te maken krijgt waar je voor moet betalen. Bij een cloud oplossing is dat niet het geval. Updates zijn voor rekening van de leverancier en installatie wordt uitgevoerd zonder dat jij er als gebruiker wat van merkt.

Op afstand werken dat zal moeilijk gaan. Wel kan het zo zijn dat er apps beschikbaar zijn voor je mobiel waarmee je bonnen en facturen kunt inlezen waarna je deze als pdf-bestand kunt opslaan. Sommige boekhoudpakketten kunnen namelijk pdf-bestanden inlezen waardoor alles automatisch in de boekhouding wordt verwerkt.

Gratis pakketten

In de keuze voor een boekhoudpakket ben je geheel vrij. Zoals eerder aangegeven, je dient eerst te kijken wat je onderneming nodig heeft. Is die kennis eenmaal aanwezig, je kunt je dan op de prijs concentreren. Ben je iemand die tot de categorie doe-het-zelver behoort, wellicht is een gratis administratiepakket wel iets voor jou.

Gratis pakketten bieden een hoop functionaliteiten waarmee je tenminste een minimale boekhouding kunt beheren. Enige wat er wordt vereist is, dat je over redelijke boekhoudkundige kennis beschikt. Ben je net begonnen of ben je aan het oriënteren, een gratis oplossing is zeer ideaal. Enkele gratis boekhoudpakketten zijn:

• OS Financials
• Speedbalance
• GnuCash

Deels gratis om een simpele administratie bij te houden is, als je beschikt over een spreadsheetprogramma. Microsoft Excel is bijvoorbeeld een betaald pakket, maar heb je dat al in bezit, je hebt dan uiteindelijk toch een goedkope oplossing in huis. Een geheel gratis spreadsheetoplossing is OpenOffice.

Betaalde pakketten

Ben je afhankelijk van de expertise van anderen, het is dan raadzaam te kiezen voor een betaald boekhoudpakket. He grote voordeel is, dat je een beroep kunt doen op support. Natuurlijk dien je ook hier weer op je hoede te zijn omdat gratis support soms tot een bepaald niveau gaat. Desondanks, bij weinig ervaring zorgt standaardsupport al voor flink wat winst. Wat ook positief bij een betaald softwarepakket is, is dat de kans groot is dat administratiekantoren of boekhouders ermee werken. Heb je een probleem, je boekhouder kan zo ingrijpen.

Communicatie

Heb je een online winkel, het is dan zeer handig wanneer je transacties direct in de boekhouding kunt verwerken. In dit geval hebben we het dan over een automatische verwerking. Sommige pakketten bieden namelijk de optie dat er met andere systemen gecommuniceerd kan worden. Gebruik je bijvoorbeeld Magento als webshop, bepaalde boekhoudpakketten zijn uitgerust met een module zodat communicatie over en weer mogelijk is. Het resultaat, vindt er een transactie plaats, deze wordt dan automatisch door het softwarepakket in de boekhouding verwerkt. Niets gaat handmatig en voor jou levert dat tijdswinst op en de kans op fouten verkleint.

Maar niet alleen met webwinkels valt er te communiceren. Ook met bijvoorbeeld banken is het mogelijk verbinding te maken. Op deze wijze hoef je dus nooit meer bezig te zijn met het tijdrovend proces om transacties handmatig in te boeken. Middels een specifieke koppeling vallen de gegevens zo in te lezen en worden deze netjes gekoppeld aan relevante rekeningen.

Beslissingen nemen als ondernemer

Keuze maken voor een boekhoudpakket dient niet alleen als oplossing te dienen om de administratie op orde te krijgen. Er is namelijk nog een belangrijk onderdeel dat niet over het hoofd gezien moet worden.

Als ondernemer dien je ook juiste beslissingen te nemen als het gaat om een gezonde bedrijfsvoering. Het nemen van deze beslissingen dient gebaseerd te zijn op cijfers. De cijfers haal je uit de boekhouding. Alleen zal het een zeer tijdrovend proces worden als je deze cijfers handmatig naar boven moet halen. Daarnaast dient ook kennis in huis aanwezig te zijn om bepaalde waarden te berekenen.

Gelukkig biedt ook hier bepaalde boekhoudsoftware de oplossing. Sommige pakketten kunnen namelijk rapporten genereren en cijfers weergeven. Wil je bijvoorbeeld de omzet van de afgelopen maand weten. Een paar simpele instellingen en je hebt het cijfer zo voor je. Wil je zien met hoeveel btw je op basis van huidige gegevens te maken krijgt, ook dat valt zo in te zien. Kortom, afhankelijk van het pakket waar je voor kiest, kun je simpele tot zeer uitgebreide rapporten generen. Rapporten waarop je belangrijke beslissingen kunt baseren.

Wat ook zeer handig is, is als een boekhoudpakket de optie biedt om de btw-aangifte automatisch op te maken en te vesturen. Handmatig de btw per periode uitrekenen vergroot de kans op fouten. Let er dus op of deze optie aanwezig is. Als drukbezette ondernemer is dit een ware aanwinst.

Een boekhoudpakket kiezen dien je te baseren op een aantal factoren. Het belangrijkste is, dat je eerst kijkt naar je onderneming. Heb je dat eenmaal gedaan, het is dan een kwestie van opties aanvinken en de prijs in de gaten houden.

Soorten boekhoudpakketten

Er zijn vele soorten boekhoudpakketten, allen hebben ze de eigenschap dat er een bepaalde vorm van vastlegging van de administratie plaats vindt. Zo zijn er boekhoudpakketten die puur online opereren, maar ook meestal verouderde versies die offline ofwel op de computer geïnstalleerd dienen te worden.