Beste boekhoudprogramma

Het beste boekhoudprogramma uitkiezen is iets dat je eigenlijk zelf bepaalt. De keuze dien je te maken op basis van een aantal voorkeuren en deze voorkeuren worden bepaald door de situatie waar je je als ondernemer in bevindt. Het resultaat van elk boekhoudpakket is uiteindelijk hetzelfde, alleen de manier hoe dat resultaat bereikt wordt, dat verschilt per pakket. Het is dus de wijze dat grotendeels het onderscheidt maakt om te kiezen voor bepaalde boekhoudsoftware en dat is waar we ons in dit artikel voornamelijk mee gaan bezighouden.

Functionaliteiten en factoren beste boekhoudprogramma

Los van de functionaliteiten spelen ook een aantal andere factoren een rol om in jou geval te spreken over het beste boekhoudprogramma. Als eerst dien je te kijken wat het beste bij jouw bedrijfssituatie past. Maak je gebruik van een leaseauto, je dient dan een rittenstaat bij te houden. Werk je op uurbasis, registratie van uren is van absolute belang. Heb je eenmaal vastgesteld wat je allemaal nodig hebt om digitaal de administratie te kunnen voeren, je dient dan te kijken naar het kostenplaatje.

Als starter bijvoorbeeld zal je vaak over een beperkt budget beschikken. Het overgrote deel van je geld steken in wat in jouw ogen het beste boekhoudprogramma is, is ook weer niet zo’n goed idee. Voordat je weet ben je door je geld heen en dan blijkt uiteindelijk dat het beste pakket ook weer niet het beste voor jou was. De prijs van het boekhoudpakket is dan ook een belangrijk basisgegeven bij het maken van de keuze.

Om dus te kunnen spreken van het beste boekhoudprogramma, dien je voor jezelf een lijst samen te stellen met functionaliteiten die door het boekhoudpakket worden ondersteund. We gaan daar nu wat dieper op in.

Meerdere administraties

Afhankelijk van hoe jij aan het ondernemen bent, kun je met het beheren van meerdere administraties te maken krijgen. Heb je bijvoorbeeld een autogarage en daarnaast een auto poetsbedrijf, je kunt ervoor kiezen om alles onder één noemer te gooien, maar handiger is dat gescheiden te doen. Op deze wijze krijg je geen vertekend beeld inzake de resultaten en kun je een betere verantwoording afleggen. In zo’n geval is het dus handig dat je bij het maken van een keuze voor het beste boekhoudprogramma kiest voor een pakket dat voor dezelfde prijs de mogelijkheid biedt om meerdere administraties te voeren.

In het verlengde van het beheren van meerdere administraties ligt ook de behoefte dat meerdere personen tegelijk gebruik moeten kunnen maken van de boekhoudsoftware in kwestie. Sommige pakketten ondersteunen standaard meerdere gebruikers terwijl het bij andere weer een optie is waarvoor extra betaald dient te worden.

Activa en afschrijvingen

Werk je met activa waarvan de waarde door gebruik daalt, je krijgt dan met afschrijvingen te maken. Handmatig de afschrijvingen gaan beheren kan een zeer tijdrovende klus worden en daarbij dien je ook niet te vergeten de fouten die er gemaakt kunnen worden. Heb je als ondernemer te maken met waardedalingen, zorg ervoor dat je in je zoektocht naar het beste boekhoudprogramma een keuze maakt voor een pakket waarbij je de activa kunt registeren en de daarmee gepaard gaande afschrijvingen.

Wel of geen zzp’er

Ben je geen zelfstandige zonder personeel maar een ondernemer met meerdere mensen in dienst, je krijgt dan te maken met een salarisadministratie. Nu kun je ervoor kiezen om apart een programma aan te schaffen om de salarissen te doen, maar je kunt ook kijken naar een boekhoudprogramma waarbij de salarisadministratie reeds geïntegreerd is. Het voordeel van de integratie is, dat er standaard al een koppeling aanwezig is met het bestaande boekhoudpakket waardoor processen stukken soepeler verlopen. Kiezen voor twee compleet aparte programma’s kunnen de kosten onnodig doen stijgen en de kans op fouten vergroten.

Rapportages

Het beste boekhoudprogramma dient ook het creëren van rapportages op maat te ondersteunen. Met rapportages wordt bedoeld dat je kunt beschikken over kerncijfers van jouw bedrijf en dat je daarnaast cijfers kunt inzien die betrekking hebben op een bepaalde activiteit.

Wil je bijvoorbeeld weten hoeveel de inkopen bedroegen van de afgelopen week, of hoe het met de voorraad staat, met een rapportage op maat krijg je dat voor elkaar. Vaak is het rapporteren standaard inbegrepen bij een boekhoudpakket, alleen dien je exact na te gaan wat voor soort rapportages het programma kan produceren. Sommige pakketten zijn hierin zeer summier andere zijn weer zeer royaal en het laatste levert je meer voordeel op.

Facturen

Verstuur je veelvuldig facturen, alles handmatig doen zal op den duur zeer negatief uitpakken. Het neemt namelijk zeer veel tijd en ook weer de kans op het maken van fouten is groot. Daarnaast dien je ook telkens bij te houden of een factuur nu wel of niet betaalt is. In jou zoektocht naar het beste boekhoudprogramma dien je dan ook te kijken of het pakket dat je op het oog hebt ook het maken en beheren van facturen ondersteunt.

Het grote voordeel van het digitaal beheren van factureren is, dat je met slechts een paar simpele klikken zo een factuur tevoorschijn tovert. Daarbij wordt ook nog eens de voorraad en de btw bijgewerkt. Daarnaast kun je op simpele wijze inzien welke facturen nu wel en welke nu niet betaald zijn en waar het nodig is om een aanmaning te versturen.

Wat ook tijdwinst kan opleveren is, als er een koppeling bestaat met de KvK. Op deze wijze ben je namelijk in staat om klantgegevens uit de database te lezen zodat je deze niet handmatig hoeft in te voeren.

Een andere handigheid is, dat zo’n module ook de ondersteuning biedt om een eigen huisstijl voor je facturen te gebruiken. Zelf aan de slag gaan met complexe sjablonen in Word is zo dus verleden tijd. Kanttekening is weer dat niet elk pakket over al de genoemde functionaliteiten beschikt. Je dient dus zelf na te gaan of de digitale oplossing die voor jou van belang is, wordt ondersteund door het voorlopige beste boekhoudprogramma.

Btw-aangifte

Afhankelijk van de ondernemingsactiviteiten die je verricht kun je met de btw te maken krijgen. Is dat bij jou het geval, je dient dan over een boekhoudpakket te beschikken dat de cijfers filtreert zodat de btw-aangifte opgemaakt kan worden. Nu kun je als ondernemer op een aantal manieren hiermee omgaan. Zo kan het voor jou reeds voldoende zijn dat je de beschikking krijgt over een rapport waar de noodzakelijke cijfers in staan opgesomd en jij dient dan voor de verdere afhandeling van de aangifte te zorgen.

Een andere optie om in jou geval van het beste boekhoudprogramma te spreken is, dat het programma het gehele traject van de btw-aangifte voor zijn rekening neemt. In dat geval worden de noodzakelijke cijfers verzameld, de aangifte wordt automatisch ingevuld en uiteindelijk word die elektronisch verzonden naar de Belastingdienst. Inloggen op de website van de Belastingdienst en daarna de cijfers handmatig overtypen wordt op deze manier voorkomen en dat zie je weer terug in een stukje tijdwinst.

Internet

Is het van belang dat je zonder restricties wat betreft werkplek kunt boekhouden, online boekhouden kan dan een criterium vormen om te spreken van het beste boekhoudprogramma. Maar daar blijft het niet bij. Het medium waarmee je de online applicatie benadert dient ook niet vergeten te worden. Waarschijnlijk zal je grotendeels gebruikmaken van een desktopcomputer of een laptop, maar ook middels je smartphone of tablet kun je verbinding maken met het boekhoudpakket.

Is het laatste voor jou van belang, kijk dan of er ook een speciale app beschikbaar is, zodat je optimaal kunt boekhouden. Immers, het scherm van je smartphone of tablet is stukken kleiner dan die van een normale computer en om het optimale te kunnen halen uit het boekhoudprogramma heb je de app nodig.

Conclusie

Het beste boekhoudprogramma uitkiezen is eigenlijk iets dat grotendeels persoonlijk is. Derden kunnen aangeven welke functies noodzakelijk zijn, maar uiteindelijk ben jij degene die op basis van de eigen situatie kan bepalen wat het meest praktische is.

Wij hebben een aantal punten opgesomd waar je op kunt letten, maar deze lijst is absoluut niet compleet. Uiteindelijk ben jij degene die bepaalt wat het beste boekhoudprogramma dient te zijn. Het aanbod is fenomenaal!